Версии Битрикс24: Коробочные версии (CRM, Интернет-магазин + CRM и остальные)

Описание:

Отличия от стандартного БП командировки:

• Если командированный сотрудник входит в группу топ-менеджмента (в данном случае, эти права имеют Генеральный директор и зам. Генерального директора), процесс не требует от сотрудника согласования с руководством
• Если командированный сотрудник не является топ-менеджером, цикл идет по второму варианту: в нем варианты выключения и зацикливания процесса согласования убраны и заменены вариантами выхода из цикла — это исключает возможность зависания и зацикливания процесса
• Для прямых подчиненных Генерального директора не требуется согласование — только утверждение
• HR-директор составляет приказ о командировке
• Реализовано формирование отчета для бухгалтерии с помощью PHP-кода (после создания загружается в выбранную папку Диска)
• Реализовано формирование документа отчета с помощью PHP-кода (после создания загружается в выбранную папку Диска)
• ГД утверждает командировки сроком более 3 дней после прямого начальства
• Офис-менеджер при необходимости бронирует билеты

Модифицированный БП по утверждению командировки имеет следующий алгоритм действий:

1. Сотрудник запускает из Живой ленты процесс и оформляет в Битрикс24 заявление на командировку, указывая:

• дату начала командировки
• дату окончания командировки
• куда командировка
• цель поездки

После подачи заявления создается процесс, в нем записывается “Сотрудник N запрашивает командировку с “Дата №1” по “Дата № 2” в “Место назначения”.
2. Система рассчитывает продолжительность командировки в днях и ограничивает доступ пользователей к процессу (видит его только автор).
3. Система ищет для командированного сотрудника руководителя. Если командированный — директор или его заместитель, процесс пропускает заявление дальше и устанавливает статус “Утвержден”, если нет — требуется согласование: процесс ищет руководителя сотрудника.
4. Руководитель определяется по структуре компании и получает доступ к процессу утверждения командировки.
5. Система проверяет продолжительность командировки.
6. Если командировка длится менее 3-х дней и сотрудник находится в прямом подчинении ген. директора, то согласование не требуется: процесс получает статус “Утвержден” и завершает цикл согласования.
7. Во всех остальных случаях требуется согласование с выбранным руководителем: процесс по выбору руководителя получает статус “Утвержден” и завершает цикл согласования или получает статус “Отказано” с уведомлением командированного сотрудника об отказе и завершает процесс.

8. Если командировка все же утверждена, сотрудник, HR-директор, ген. директор и офис-менеджер получают уведомления о командировке, а также доступ к процессу.
9. Офис-менеджер получает задание забронировать билеты и проживание. После бронирования она прикрепляет электронные версии документов в специальное поле для файлов. Комментарий офис-менеджера записывается в поле процесса.
10. Командированный сотрудник получает задание ознакомиться с материалами по командировке. Комментарий офис-менеджера и файлы с бронью прилагаются к заданию.
11. HR-директор получает уведомление и задание, что нужно оформить приказ на командировку.
12. Бухгалтер получает уведомление и задание, что нужно выдать сотруднику суточные.
13. Предоставление отчетных документов: командированный получает задание сдать сканы документов в бухгалтерию, прикрепив их в процесс и приложив комментарий в поле для комментариев.
14. Если документы не приняты, сотрудник снова получит задание с комментарием бухгалтера. Если приняты, автоматически формируется отчет для бухгалтерии.
15. Создается папка в Диске Б24, назначаются сотрудники, имеющие к ней право доступа. Создается файл отчета в формате docx, у него автоматически проставляются значения необходимых полей. Формируется активная ссылка “Документы по БП”, все файлы по командировке сохраняются на Диске.
16. Бухгалтер и сотрудник получают уведомления, что процесс завершен.

Достоинства модифицированного процесса:

• может использоваться для оптимизации и автоматизации бизнес-процесса компании
• модульная настройка
• использование всех возможностей бизнес-процессов 1С-Битрикс (PHP)
• выполнение всех операций без отправки коммерческой информации на внешние сервера
• настраивается под структуру компании, для каждого отдела или сотрудника можно указать четкий алгоритм действий
• имеет варианты завершения в любом из случаев
• может дополняться и изменяться в зависимости от бизнес-процессов компании

Время на внедрение: 6 часов