Версии Б24: все коммерческие, кроме Проект+

Цель: ускорение и контроль процесса согласования командировок

Описание:
Процесс автоматически отправит ваше заявление на утверждение руководителю и далее по цепочке согласования командировок. После утверждения вы получите уведомление.

Схематично процесс выглядит так:

После успешного согласования в Битрикс24 сотрудник уже может оформить официальную, “бумажную” версию заявления, которую сразу подпишет у руководства.
Перед настройкой БП требуется установить значения основных полей и участвующих в процессе сотрудников, а также доступ, если это необходимо.

Стандартный БП по утверждению командировки имеет следующий алгоритм действий:
1. Сотрудник запускает из Живой ленты процесс и оформляет в Битрикс24 заявление на командировку, указывая:
— дату начала командировки
— дату окончания командировки
— куда командировка
— цель поездки
После подачи заявления создается процесс, в нем записывается “Сотрудник N запрашивает командировку с “Дата №1” по “Дата № 2” в “Место назначения”.

2. Система ищет для него руководителя. Если командированный — директор или его заместитель, процесс пропускает заявление дальше, если нет — требуется согласование: процесс ищет начальника сотрудника.
3. Выбранный руководитель командированного в специальном задании бизнес-процесса принимает решение об утверждении командировки. При отклонении заявления ставится пометка “Отказано”, при приеме — “Согласовано”.

4. Если командировка согласована, бухгалтер получает о ней уведомление от системы (носит справочный характер).
5. Командируемый информируется заданием БП о необходимости предоставления отчетных документов (предполагается, что он уже получил суточные, заказал бронирование проживания и билеты, съездил в командировку: все это произошло вне информационной системы или конкретного бизнес-процесса).

6. Далее командируемый предоставляет отчетные документы, прикладывая файлы их сканов в специальное поле (поля) задания БП.

7. Бухгалтер или утверждает их, или запрашивает дополнительную информацию с комментарием добавить документы или переоформить имеющиеся.
8. Пользователь получает уведомление “Документы приняты, процесс завершен”.

Достоинства стандартного процесса:
• может быть быстро настроен на бизнес-процесс конкретной компании интегратором или силами сотрудников Заказчика
• может использоваться как в облачной версии Б24, так и в коробочной

Недостатки стандартного процесса:
• не охватывает весь процесс целиком
• не настроен на бизнес-процесс и структуру конкретной компании
• имеет не оптимальную архитектуру, не предусматривающую все возможные сценарии действий и допускающую сбои, например, на выборе начальника для командируемого
• не имеет в составе вставок PHP-кода, позволяющих обращаться напрямую к массивам данных или формировать готовый для подписания документ (это возможно только в коробочной версии программы Битрикс24)

Время на внедрение: 1-2 часа